區分所有權人會議召開前的準備工作

我們發現有不少的社區苦於無法順利召開區分所有權人會議，而造成社區建設與管理的停擺，其實會議要能順利召開，事前的準備工作是相當重要的決定因素，我們分別將幾項應有的準備工作分項說明如下：

★ 議案收集

一、區分所有權人會議是全體區分所有權人共同參與的會議，主要討論的事項以管理委員會不具議決權限，如管理費的調整、公共基金的分配、管理委員的遴選、財務審核等重大議案為主。

二、大部分區分所有權人會議的討論議案都是由管理委員會來提出，然而為了能讓一般住戶也有反應社區管理意見的機會，有些社區會於先前籌備階段另外安排一段期間讓住戶以書面的方式提出想要討論的議案，待議案收集完全後，依據議案的大小決定是提交區分所有權人會議討論，或是由管理委員會來議決，而最重要的是必須針對住戶的提案再給予處置回應，以保持住戶持續關心社區事務的心。

三、若社區遇到管理委員會或管理負責人不願召開區分所有權人會議以討論社區重大議案時，則可由區分所有權人1/5以上及其區分所有權比例合計1/5以上，以書面載明召集之目的及理由來要求召開臨時區分所有權人會議。

★ 選定會議時間、地點

一、區分所有權人會議的會議時間多是選在週末日的舉辦，以方便平日外出工作的人可以參與，另外如果會議是搭配節慶活動，則通常是選定在週五或週末的晚間來舉辦。

二、會議的地點以社區內能容納多數人共同聚會的場地為主要選擇，如社區內沒有這樣的空間，也可以向里辦公處租借活動中心等場地來舉辦。

★ 會議通知

一、依據《公寓大廈管理條例》第三十條規定，區分所有權人會議應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容，通知個區分所有權人。但若是因緊急事件而召開的臨時會議，得以公告方式為之，且公告期間不得少於二日。

二、書面通知或公告上應載明的內容有：

1. 會議名稱
2. 會議時間
3. 會議地點
4. 會議議程
5. 其他備註事項

三、除了針對區分所有權人的會議通知外，若會議還邀請了里長、民意代表、公部門代表等列席，也要提前通知或行公文邀請，且最好說明清楚是否安排有致詞的程序以及致詞的時間長度。

★ 會議資料彙整、製冊

一、將相關資料彙整製成會議手冊是協助會議參與者迅速進入會議的有效工具，因此會議籌備期間也需將會議裡要報告、要討論的相關資料彙整清楚。

二、為方便資料的翻閱，標示頁碼並製作目錄是節省時間的好方法。

三、手冊中不妨將住戶的基本資料做成簡單的通訊錄，方便住戶互相認識。

★ 座位安排及製作桌牌

一、座位安排除了有清楚地區隔出會議的主持人、參與貴賓及出列席者的角色差別的功能外，當召開的是討論重大議題的會議時，透過座位的巧妙安排有時也能避免現場糾紛發生。

二、桌牌是協助會議主持人、參與貴賓能被所有與會者快速認識並瞭解其所扮演角色的工具，一般桌牌會載明代表者的姓名、會議角色或所屬單位、職稱等。

★ 製作簽到冊

一、簽到主要功能在於統計出席數量，也表現該會議的正式程度。

二、簽到更積極的功能，則是可進行訂住戶資料校對、修正的動作，尤其出租比率高的社區，更是應該利用區分所有權人回社區參與會議的機會，掌握其最新、最正確的聯繫資料。另外藉機發送相關的會議資料、社區訊息也是可與簽到動作搭配進行的工作。

★ 確認議案表決方式

一、會議的表決方式有：舉手表決、記名或不記名投票、起立表決、無異議通過等。

二、若會議所討論的議案爭議性低，則建議採用無異議通過或舉手表決的方式來進行，若屬爭議性高的議題，則建議經過充足的報告、討論後，以記名或不記名投票的方式進行。

★ 會場佈置

一、在會場明顯處張貼會議議程表，可提醒所有與會者會議的進行程序及適時地將時間控制在預定時間內。

二、通常在主席的對面會置放時鐘，以方便主席抓准時間來控制會議的進度。

三、準備發言條與控時響鈴，則是控制會議品質的重要道具。

完整的會議紀錄工作

會議紀錄的主要功能在於讓出席或未出席的人瞭解會議的進行結果，尤其針對未出席者，如何透過會議紀錄瞭解會議的討論過程、決議內容，製作一份完整的會議紀錄就顯的很重要。基本上，完整的會議紀錄工作需具有下列三條件：

★ 紀錄要項

1. 會議名稱與會次
2. 會議時間、地點
3. 主席與紀錄者姓名
4. 出席、列席者姓名（或檢附簽到冊）
5. 缺席者姓名
6. 應出席數及實際出席數統計
7. 報告事項及責成執行事項
8. 選舉事項、選舉方法、票數及結果
9. 討論議案及決議內容
10. 臨時動議

★ 重要與會者的確認核可

會議紀錄完成後，至少需要經過會議主席的確認核可，更周詳的作法則是經過所有重要出席者的核可簽名，以加強會議紀錄的公證度。

★ 公告

多數社區會規定會議紀錄需於會議召開後三日內進行公告，另外，如果會議通知的方式，將會議紀錄投遞或寄發到與會者手上，則是更周全的作法。

資料出處：《公寓大廈社區經營培力手冊》
編採單位：財團法人崔媽媽基金會
協辦單位：台北市文山社區大學／台北縣蘆萩社區大學、北台都會（台北縣／市、桃園縣、基隆市）各標竿型公寓大廈社區